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L'administration de l'État Nord-­‐Américain passe d'un processus de publication manuel déconnecté à un flux de production automatisé afin de fournir à ses administrés une documentation réglementaire à jour

Denver, Colorado – 07 janvier 13 – Quark Software Inc. a annoncé aujourd'hui que l'État du Connecticut met en oeuvre une solution de publication et de gestion de contenu mise au point par Quark et IBM en vue d'améliorer le processus de création et de diffusion de sa documentation réglementaire. L'État du Connecticut gère plus d'un millier de réglementations émanant de plus de 50 organismes travaillant sous sa direction, et il assure leur disponibilité. Il est en effet essentiel que les administrés accèdent en temps réel à une documentation actualisée sur toutes les réglementations en vigueur. Or, l'actuel processus de publication manuel et déconnecté ne permet pas de diffuser cette documentation dans les délais adéquats ni d'en faciliter la recherche.

Afin de mieux servir sa population, Dannel P. Malloy, Gouverneur du Connecticut, a conduit un projet visant à optimiser le processus d'élaboration des réglementations, à renforcer l'accès du public aux textes réglementaires et à rendre publics les enregistrements du processus de création des réglementations effectués en temps réel. Cette initiative implique que l'État du Connecticut remanie son processus de publication afin d'améliorer la collaboration, la précision et la diffusion. Le projet s'articule autour des objectifs suivants :

  • Utiliser l'infrastructure informatique existante, notamment IBM FileNet Content Manager
  • Permettre aux rédacteurs de documentation réglementaire de créer des contenus dans Microsoft Word
  • Fournir un accès centralisé à la documentation réglementaire
  • Proposer un aperçu final des documentations réglementaires avant leur publication
  • Encourager la réutilisation des contenus et la diffusion multicanal

Pour répondre à ces exigences, l'État du Connecticut avait besoin d'une solution de publication dynamique capable de créer et de gérer des contenus composant par composant, dans un format XML pouvant être automatiquement assemblé et publié dans le format de sortie souhaité – PDF, Web et numérique.

Après une longue phase d'évaluation de diverses solutions, l'État du Connecticut a porté son choix sur la plate-­‐forme Quark Publishing Platform et sur Quark XML Author intégrés à IBM FileNet et IBM Case Manager. La solution intégrée inclut :

  • Quark XML Author, module de création et d'édition XML pour Microsoft Word permettant à quiconque de créer des documents XML sans être gêné par les balises, limité par des zones spécifiques ou même conscient des complexités techniques associées au langage XML.
  • Quark Publishing Platform, plate‐forme complète permettant l'assemblage et la diffusion automatiques de contenus sur supports imprimés, aux formats PDF, HTML5, web et XML, sous forme d'apps pour tablettes et terminaux mobiles, et autres formats numériques.
  • IBM FileNet Content Manager, solution de gestion de contenus d'entreprise qui se comporte comme un référentiel de contenus unique permettant de rationaliser la gestion et la diffusion et de favoriser la collaboration.
  • IBM Case Manager, logiciel grâce auquel l'État du Connecticut regroupe au même endroit tant les données que les processus et les personnes pour disposer d'une vue à 360 degrés sur chaque processus de création réglementaire. Il inclut des analyses intégrées, des règles métier, des pistes d'audit et des outils collaboratifs qui offrent de meilleures performances que celles des solutions de flux de travail proposées par d'autres solutions de gestion de contenu.

Devenir un leader de la transparence en matière de réglementations

En renforçant et en modernisant l'infrastructure informatique existante à l'aide de solutions développées par Quark et IBM, l'État du Connecticut va considérablement optimiser son processus de création, de gestion et de diffusion de la documentation réglementaire tout en favorisant la productivité et la collaboration. Au lieu du traditionnel flux de production manuel, déconnecté et fondé sur les supports imprimés, l'administration du Connecticut va pouvoir exploiter la création de documents par composant ainsi que la gestion du cycle de vie, et bénéficier de l'automatisation de la sortie. La nouvelle solution de publication et de gestion de contenu offre les avantages suivants :

  • Tirer pleinement parti des investissements déjà réalisés dans la plate
  • forme IBM Enterprise Content Management (ECM)
  • Permettre aux auteurs de contenus de rédiger et de modifier dans Microsoft Word tout en créant en arrière
  • plan des composants XML natifs
  • Fournir à tous les contributeurs des agences une vue à 360 degrés du processus de publication
  • Diffuser des contenus à la fois sur papier et sur le Web à partir du même flux de production

“En actualisant notre système de publication avec une solution intégrée de Quark et d'IBM, nous travaillons à transformer le processus de génération des réglementations de l'État du Connecticut afin de remplacer un modèle basé sur l'impression désormais périmé par un ensemble de composants de contenus intelligents. La mise en place de processus de publication modernes et automatisés devrait nous permettre d'atteindre un plus haut niveau d'automatisation, de collaboration et de productivité”, déclare Christopher Drake, Conseiller juridique adjoint du Gouverneur Malloy.

“Le travail d'actualisation du processus de publication que réalisent le Gouverneur et son équipe va contribuer à faire de l'État du Connecticut un leader dans le domaine de la mise à disposition des réglementations au public et de leur accès en continu. Il va également accroître la transparence tout au long du processus de création des textes réglementaires. Une fois qu'elle aura été complètement déployée, la solution permettra d'accélérer les autres initiatives de réforme en cours dans le domaine de la réglementation”, assure John Grillos, Vice-­‐President of Business Development and Strategic Alliances de Quark Software Inc.

Fairfax Data Systems

L'implémentation de Quark Publishing Platform avec l'ECM IBM a été évaluée et supervisée par Fairfax Data Systems dont l'équipe a travaillé en étroite collaboration avec l'État du Connecticut. Partenaire de longue date d'IBM, Fairfax consacre son activité aux solutions ECM d'IBM, notamment à la plate-­‐forme IBM FileNet P8. Fairfax a effectué une évaluation exhaustive des solutions possibles pour le compte de l'État du Connecticut.

À propos de Quark Software Inc.

Les logiciels Quark permettent aux organisations de toutes tailles de répondre aux exigences des clients en communications attractives et pertinentes, qui soient accessibles en tout lieu, à tout moment et sur n'importe quel terminal. Nos solutions allient la puissance du format XML à des capacités de mise en page et de conception graphique flexibles pour automatiser la diffusion des communications client sur papier, le Web et les terminaux mobiles les plus récents afin d'offrir de véritables expériences interactives. Des entreprises du secteur financier, des industriels et des gouvernements dans le monde entier font confiance aux solutions Quark pour élever le niveau de leur communication avec la clientèle, réduire leurs délais de commercialisation et leurs coûts.

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